1. Chi siamo
Byond2 HR è un software gestionale (SaaS) per la gestione del personale, rivolto ad aziende del settore della ristorazione e dell'hospitality, fornito da:
Impresa individuale — Trieste, Italia
P.IVA 01310300320
Email: info@byond2.it
2. Due ruoli diversi: quando siamo Titolari e quando siamo Responsabili
Questo è il punto più importante da capire in questa informativa, perché cambia a seconda di chi sei:
- Se sei un'azienda cliente che utilizza Byond2 HR per gestire i propri dipendenti, tu (l'azienda) sei il Titolare del trattamento dei dati dei tuoi dipendenti. Byond2 agisce come Responsabile del trattamento (data processor) per tuo conto, secondo quanto previsto dall'art. 28 GDPR, limitandosi a trattare i dati secondo le tue istruzioni e per le finalità strettamente necessarie a far funzionare il servizio.
- Se sei un dipendente i cui dati sono inseriti nella piattaforma dal tuo datore di lavoro, il Titolare del trattamento dei tuoi dati è il tuo datore di lavoro (l'azienda cliente), non Byond2. Per esercitare i tuoi diritti (accesso, rettifica, cancellazione, ecc.) devi quindi rivolgerti prima di tutto al tuo datore di lavoro.
- Per i dati relativi all'account dell'azienda stessa (ragione sociale, email dell'amministratore, dati di fatturazione e di abbonamento), Byond2 è Titolare del trattamento.
3. Quali dati trattiamo
| Categoria | Esempi di dati |
|---|---|
| Anagrafica dipendenti | Nome, cognome, email, codice fiscale, IBAN |
| Dati contrattuali | Tipo di contratto, data di assunzione/cessazione, ore settimanali, codice comunicazione Unilav |
| Presenze e orari | Timbrature (entrata/uscita), ferie, permessi, straordinari |
| Dati relativi a assenze per malattia | Periodo di assenza per malattia (nessun dettaglio diagnostico o clinico viene richiesto o trattato dalla piattaforma) |
| Documenti aziendali e cedolini paga | Documenti caricati dall'azienda (es. regolamenti, comunicazioni) e cedolini/buste paga in formato PDF |
| Dati dell'account azienda | Ragione sociale, email amministratore, piano di abbonamento, dati di fatturazione |
| Dati tecnici | Log di accesso, indirizzo IP, identificativi del dispositivo (per sicurezza e prevenzione frodi) |
Le assenze per malattia costituiscono "dati relativi alla salute" ai sensi dell'art. 9 GDPR e sono trattate con misure di sicurezza rafforzate: visibili solo al dipendente interessato e all'amministratore della sua azienda, mai ad altri dipendenti o a terzi.
4. Per quali finalità trattiamo i dati
- Gestione delle presenze, ferie, permessi e straordinari del personale
- Gestione ed archiviazione delle buste paga e dei documenti aziendali
- Adempimento di obblighi di legge (es. comunicazioni Unilav agli enti competenti)
- Autenticazione e gestione degli accessi alla piattaforma
- Gestione dell'abbonamento, della fatturazione e dei pagamenti
- Invio di comunicazioni di servizio via email (es. notifiche, reset password)
- Assistenza e supporto tecnico
5. Base giuridica del trattamento
Il trattamento si fonda, a seconda dei casi, su:
- Esecuzione di un contratto (il contratto di lavoro tra l'azienda e il dipendente; il contratto di abbonamento tra l'azienda e Byond2)
- Adempimento di obblighi legali (es. normativa in materia di lavoro, comunicazioni obbligatorie)
- Legittimo interesse del Titolare (es. sicurezza informatica, prevenzione di usi fraudolenti del servizio)
6. Fornitori e sub-responsabili del trattamento
Per fornire il servizio, Byond2 si appoggia ai seguenti fornitori terzi, che trattano i dati in qualità di sub-responsabili e solo nella misura necessaria a svolgere il proprio compito:
| Fornitore | Funzione | Dati coinvolti |
|---|---|---|
| Google Cloud / Firebase (Google Ireland Ltd.) | Hosting, database, autenticazione, archiviazione file, funzioni server | Tutti i dati gestiti dalla piattaforma |
| Stripe | Gestione dei pagamenti e della fatturazione dell'abbonamento | Dati di fatturazione dell'azienda cliente; Byond2 non riceve né conserva i dati della carta di pagamento |
| Anthropic | Estrazione automatica (tramite intelligenza artificiale) di dati da buste paga caricate dall'azienda, su richiesta esplicita dell'amministratore | Contenuto dei documenti/cedolini elaborati con questa funzione |
| Fornitore del servizio email (es. Aruba S.p.A.) | Invio di email transazionali (notifiche, reset password, comunicazioni di servizio) | Indirizzo email e contenuto della comunicazione |
Alcuni di questi fornitori possono trattare i dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo; in tal caso il trasferimento è regolato dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea o da altre garanzie equivalenti previste dal GDPR.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati
I dati vengono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale tra l'azienda e Byond2 e, in caso di cessazione, per il tempo stabilito dalla normativa fiscale, civile e lavoristica applicabile (generalmente fino a 10 anni per i documenti di natura contabile e contrattuale). Un'azienda può richiedere in qualsiasi momento la cancellazione definitiva del proprio account e dei dati associati, salvi gli obblighi di conservazione di legge.
8. Come proteggiamo i dati
- Accesso ai dati regolato da ruoli (amministratore, dipendente, consulente) con permessi distinti
- Dati sensibili (es. assenze per malattia, IBAN, codice fiscale) visibili solo all'interessato e all'amministratore della sua azienda
- Comunicazioni cifrate (HTTPS/TLS)
- Infrastruttura ospitata su data center certificati (Google Cloud)
9. Cookie
Byond2 HR utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al funzionamento della piattaforma (es. mantenimento della sessione di accesso). Non utilizziamo cookie di profilazione, marketing o di terze parti a fini pubblicitari.
10. Diritti dell'interessato
In qualità di interessato (dipendente o amministratore), hai diritto di:
- Accedere ai tuoi dati personali e ottenere una copia
- Richiederne la rettifica se inesatti o incompleti
- Richiederne la cancellazione, nei limiti consentiti dagli obblighi di legge
- Richiederne la limitazione del trattamento o opporti al trattamento
- Richiederne la portabilità in un formato strutturato
- Presentare un reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it)
Se sei un dipendente, ti invitiamo a rivolgerti prima di tutto all'amministratore della tua azienda (il Titolare del trattamento dei tuoi dati). Per richieste relative al funzionamento della piattaforma in quanto tale, puoi scriverci a info@byond2.it.
11. Modifiche a questa informativa
Questa informativa può essere aggiornata nel tempo, ad esempio in caso di nuove funzionalità del servizio o di modifiche normative. La data dell'ultimo aggiornamento è indicata in fondo alla pagina.